Hành chính Văn phòng là bộ phận quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào và để đảm nhiệm tốt công việc này bạn không chỉ phải vững kiến thức chuyên môn mà cần thêm nhiều kỹ năng và tố chất thiết yếu. Vậy tố chất ngành Quản trị Hành chính văn phòng mà sinh viên cần phải biết là gì? Đọc ngay bài viết dưới đây!

Dưới đây là tố chất ngành Quản trị Hành chính Văn phòng bạn cần biết, cụ thể:

Khả năng tổ chức quản lý

Một trong những nhiệm vụ của một người Quản trị Hành chính Văn phòng đó là quản lý hồ sơ, giấy tờ, tổ chức các sự kiện – hội họp, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc của lãnh đạo,… Thế nên, bạn thực sự phải là người có khả năng tổ chức và quản lý tốt để có thể sắp xếp được số lượng hồ sơ, giấy tờ, sổ sách hay tư vấn và sắp xếp được lịch làm việc của nhân sự trong cơ quan cũng như của lãnh đạo một cách rõ ràng, chuyên nghiệp, khoa học. Điều này sẽ giúp cho cơ quan của bạn làm việc có hiệu quả và năng suất hơn.

Khả năng tương tác và giao tiếp tốt

Người làm công việc Quản trị Hành chính Văn phòng đôi khi chính là lễ tân, là thư ký của lãnh đạo. Như vậy, họ là sẽ người đón tiếp khách hàng, nghe và trả lời điện thoại,… tóm lại là thực hiện những công việc như đối nội và đối ngoại của cơ quan doanh nghiệp. Bởi vậy, để có thể đảm bảo cho nội bộ cơ quan luôn đoàn kết, thống nhất, hoàn thành được công việc theo mục tiêu lãnh đạo đề ra và hài lòng được khách hàng, đối tác thì khả năng tương tác và giao tiếp của bạn thực sự là một trong những yếu tốt then chốt quyết định điều đó.

Năng động, đam mê và có khả năng chịu được áp lực

Nhắc đến Quản trị Hành chính Văn phòng mọi người thường sẽ nghĩ đến công việc “bàn giấy” nhàm chán, đơn giản, không có gì nặng nhọc và khó khăn. Tuy nhiên, nếu hiểu rõ công việc này thì bạn sẽ thấy suy nghĩ đó hoàn toàn là sai lầm.

Khối lượng công việc của người Quản trị Hành chính Văn phòng thực sự là rất lớn với nhiều mảng khác nhau và luôn phát sinh những tình huống ngoài ý muốn. Thế nên, để giải quyết tốt công việc bạn phải là người có tư duy logic, nhạy bén để nắm bắt được bản chất công việc, năng động và có khả năng xử lý tình huống tốt.

Đồng thời, với khối lượng công việc nhiều và nhất là vào những khoảng thời gian quan trọng như cuối tháng, cuối quý, cuối năm hay trong những dự án, sự kiện quan trọng, cường độ làm việc của bạn sẽ phải tăng lên rất nhiều cũng như phải chịu áp lực từ nhiều phía nên nếu không có khả năng chịu được áp lực cũng như niềm đam mê với nghề, bạn sẽ rất dễ chán nản và từ bỏ.

Những kỹ năng thiết yếu khác

Bên cạnh kiến thức và những tố chất đã nói ở trên, người làm công việc Quản trị Hành chính Văn phòng cần trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng cần thiết khác. Chẳng hạn như ở Đại học Duy Tân, sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị Hành chính Văn phòng đảm bảo sẽ có được những kỹ năng như:

• Khả năng hiểu biết cơ bản về Khoa học quản trị; về Văn phòng và Quản trị văn phòng;
• Khả năng tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp;
• Năng lực, phẩm chất của nhà quản trị và quản trị văn phòng;
• Khả năng thực hiện đúng các quy trình, nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng như: Quản trị hệ thống thông tin; Quản trị nhân sự văn phòng; Quản lý cơ sở vật chất; Nghiệp vụ thư kí, lễ tân văn phòng;  Nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp; Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng; Nghiệp vụ truyền thông và quan hệ công chúng.
• Kĩ năng hành chính và kĩ năng mềm như: Kĩ năng soạn thảo và ban hành văn bản; Kĩ năng quản lí, khai thác hồ sơ; Kĩ năng giao tiếp; Kĩ năng tổ chức hội họp và sự kiện; Kĩ năng tham mưu; Kĩ năng thuyết trình; Kĩ năng thu thập và xử lí thông tin, Kĩ năng quản lí thời gian, Kĩ năng kiểm soát và giải quyết xung đột.

Những khả năng mềm cần có

• Khả năng phát triển năng lực hội nhập quốc tế, học tập suốt đời.
• Khả năng giải quyết các vấn đề theo đạo đức nghề nghiệp.
• Khả năng ứng dụng tin học, công nghệ mới trong quản trị văn phòng;
• Khả năng sử dụng tiếng anh giao tiếp, dịch thuật các tài liệu liên quan đế lĩnh vực hành chính văn phòng.

Hi vọng với những thông tin cần thiết trên là hành trang giúp sinh viên sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc trong ngành Quản trị Hành chính Văn phòng. Chúc các bạn thành công !